Karena ini hari Senin, rasanya akan bagus dan menambah semangat kerja jika kita membaca tips-tips untuk lebih produktif sepanjang hari kerja. Saya sudah beberapa kali menyinggung bahwa dalam pekerjaan saya, penting sekali untuk memperhatikan catatan proyek dan deadline. Saya juga menggunakan beberapa tool untuk manajemen proyek seperti Outlook Calendar, Trello, OneNote, dan 2Day.
To-Do List, sebuah daftar bullet list seperti yang biasa saya gunakan pada 2Day dan OneNote, sangat membantu untuk mendukung saya memantau keadaan tugas-tugas saya, untuk kemudian menyelesaikannya. Nah, berikut ini saya ingin membahas beberapa hal yang perlu dihindari saat membuat To-Do list agar kamu bisa lebih produktif!
1| Membuat Daftar Tugas tanpa Estimasi Waktu
Membuat daftar tugas tanpa estimasi waktu, seringkali akan menjadikan kita melalaikan tugas tersebut. Apalagi jika daftar tugas kita sangat banyak. Terlebih lagi, jika kita memanfaatkan aplikasi pada smartphone, maka kita tidak akan mendapatkan notifikasi yang membantu kita pada saat tugas tersebut mendekati deadline.
2| Menggunakan Beberapa Metode To-Do List Sekaligus
Ada banyak metode to-do list, bahkan ada yang mencatatnya secara manual di agenda. Akan tetapi justru tidak akan efektif jika menggunakan beberapa metode, misalnya mencatat manual sambil mencatat di komputer. Alih-alih lebih mudah, justru prosedur semacam ini lebih banyak menghabiskan waktu mencatat tanpa kunjung bekerja.
Tips Pro: Gunakan hanya satu metode To-Do List, misalnya jika kamu menggunakan smartphone, pilih satu aplikasi yang memiliki multi-platform, misalnya Microsoft To-Do atau 2Day. Nah, review performanya selama sebulan, jika tidak cocok, beralihlah ke metode lain.
3| Mengerjakan Tugas Mulai dari yang Paling Cepat
Ketika memiliki banyak daftar tugas untuk dikerjakan, kebanyakan orang akan memilih yang paling gampang dan cepat diselesaikan terlebih dahulu. Ini justru keliru. Tugas-tugas kamu yang lebih sulit dan menyita waktu, lama-kelamaan akan menjadi semakin mepet deadline, lalu akhirnya menjadikan kamu kebingungan.
Brian Tracy, seorang pakar task management, mengemukakan konsep “Eat the Frog first” – Di sini tugas diumpamakan sebagai seekor kodok yang buruk rupa. Pilih ‘tiga kodok yang paling buruk’, dan ‘makan’-lah terlebih dahulu. Yang dimaksudkan di sini adalah persempit tugas-tugas kamu ke tiga tugas yang paling sulit dan paling dekat deadline, lalu selesaikan terlebih dahulu. Tugas yang lebih ringan (apalagi deadline lebih lama) akan lebih mudah bagi kamu untuk diselesaikan setelah kamu menyelesaikan yang sulit.
4| Membuat Daftar pada Saat Deadline
Ini juga salah satu kesalahan mendasar pada saat membuat To-Do List. Yaitu mendaftar tugas justru pada saat hari ini harus diselesaikan. Saat terbaik untuk membuat To-Do List adalah pada saat malam hari. Sedangkan di pagi hari, disarankan kamu untuk membaca atau mereview tugas-tugas kamu hari ini, sehingga otak secara otomatis akan berfokus pada tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
5| Malas Melakukan Perubahan pada Daftar yang Ditulis
Saat membuat To-Do List, kadang ada tugas yang sudah diselesaikan, tapi kamu malas sekedar mencentangnya. Ini merupakan kebiasaan yang buruk. Langsung centang tugas yang sudah diselesaikan agar kamu bisa berfokus pada tugas selanjutnya.
Jika terdapat beberapa tugas atau proyek yang sudah in-progress dan kamu sudah menyelesaikannya 50%, maka jika memungkinkan beri catatan bahwa tugas ini sudah diselesaikan separuh. Ini memudahkan kamu untuk memanajemen deadline jika kamu menerima tugas beruntun.
6| Menyamakan Tugas dan Proyek
Meskipun terkesan ribet, akan lebih baik jika membedakan antara tugas dan proyek. Minimal buatlah list tersendiri untuk membedakan antara keduanya. Proyek, biasanya merupakan sebuah tugas jangka panjang dan terkadang dilakukan oleh satu tim. Aplikasi manajemen proyek seperti Trello, memungkinkan kita untuk menugaskan proyek kepada individu-individu tertentu.
Sedangkan tugas, cenderung bersifat individu dan biasanya mencakup sebuah tindakan spesifik. Misalnya: menulis artikel A di Winpoin, membeli sikat gigi, membayar tagihan bulanan, dan sebagainya.
Membedakan antara tugas dan proyek, serta penanganannnya, akan memungkinkan kamu melakukan penanganan yang lebih spesifik dan produktif dalam pelaksanaan.
7| Tidak Spesifik
Semakin spesifik sebuah To-Do List, maka akan lebih baik hasilnya. Jika kamu mencantumkan “Buat artikel” dalam To-Do List kamu, maka ini biasanya akan sangat mudah diabaikan karena kamu tidak tahu artikel apa yang akan ditulis. Tapi berbeda misalnya: Buat Artikel tentang Silicon Valley, dengan deadline setiap Sabtu. Task ini akan lebih mudah ‘diterima’ oleh otak, dan menjadikan kamu lebih fokus dalam mengerjakannya.
8| Mengisi To-Do List dengan Tujuan yang Mustahil
Jika menulis sebuah daftar tugas, maka pastikan bahwa tugas tersebut realistis dan dapat diselesaikan. Tugas “Membeli Mercedez E-Class” dengan deadline besok, memang terlihat spesifik, namun jadi konyol jika kamu tidak memiliki dana yang memadai untuk membelinya (apalagi dengan saldo bulanan kembang kempis). Buatlah tipe tugas dan deadline yang realistis untuk setiap tugas kamu, sehingga kamu bisa menyusun serangkaian tindakan yang masuk akal untuk mencapai dan menyelesaikan tugas tersebut.
Nah, itulah 8 Kesalahan Mendasar dalam menyusun To-Do List. Kamu punya tips lain? Sumbangkan wawasan kamu di kolom komentar.
