Beberapa teman akhir-akhir ini menanyakan kepada saya, apa sih yang dimaksud dengan workflow? Mereka menanyakan ini adalah setelah menonton review perangkat teknologi – oke, saya mengaku… Mereka menonton review produk iPad terbaru Apple! Jadi kalau teman-teman menonton beberapa ulasan iPad dari para Youtuber terkenal, seperti misalnya Dave Lee di bawah ini:
Dalam konteks, apakah iPad ini merupakan perangkat yang dapat menggantikan laptop (Apple mati-matian mempromosikan ini dengan tagline andalannya: “What’s a computer?”), kebanyakan reviewer tersebut menyimpulkan sebagai berikut: “Jika kamu dapat menemukan cara melibatkan iPad dalam workflow kamu, maka perangkat ini akan sangat bermanfaat karena ini perangkat yang sangat cepat, andal, dan cantik. Tapi jika tidak, maka akan susah karena iPad kekurangan banyak hal untuk menjadi ‘pengganti laptop’ yang sepadan akibat batasan software-nya sendiri.”
Nah, beberapa teman penasaran apa yang dimaksud ‘workflow’ di situ. Saya akan mencoba menjelaskan karena ini akan sangat bermanfaat untuk aktivitas harian dan produktivitas kerja teman-teman sehari-hari.
Apa itu Workflow?
Dari Wikipedia, Workflow dalam konteks bisnis dijelaskan sebagai berikut:
Workflow terdiri atas pola yang terorkestrasi dan berulang dalam aktivitas bisnis yang dimungkinkan oleh pengelolaan sumber daya ke dalam proses secara sistematis untuk mengubah bahan, menyediakan layanan, atau memproses informasi. Ini dapat ditafsirkan sebagai urutan operasi, dinyatakan sebagai pekerjaan orang atau grup, organisasi staf atau sebuah mekanisme baik yang bersifat sederhana maupun kompleks.
Ribet ya? Sederhananya: workflow adalah cara penyelesaian pekerjaan. Digambarkan sebagai rangkaian langkah yang perlu diselesaikan secara berurutan. Dalam sebuah pekerjaan, tentu saja ada langkah-langkah yang kita ambil dalam menyelesaikannya. Ini melibatkan serangkaian tindakan yang jika kita ikuti akan menyelesaikan pekerjaan kita. Itulah yang dimaksud Workflow!
Contohnya adalah workflow dalam diagram yang digambarkan di atas. Ini adalah workflow yang memerinci langkah-langkah seorang penulis dalam menyelesaikan tulisan hingga diterbitkannya konten miliknya.
Seringkali dalam bisnis, workflow jauh lebih rumit karena melibatkan banyak tindakan sebelum menyelesaikan sebuah tugas atau proyek. Oleh karena itu pencatatan workflow tidak harus berupa sebuah diagram baku yang menunjukkan proses, tapi juga bisa berupa daftar centang yang berisi seperangkat instruksi sederhana bagi individu yang membuat centang tersebut.
Henry Gantt, seorang ahli manajemen yang menggagas diagram Gantt, menyarankan agar seorang profesional mampu merumuskan workflow yang paling efisien bagi dirinya sendiri. Pertama-tama profesional tersebut harus mengenali apa sasarannya, kemudian merumuskan langkah-langkah yang efisien dalam mencapai sasaran tersebut. Ini tentu saja juga melibatkan sumber daya, termasuk juga alat-alat yang mendukung terselesaikannya pekerjaan tersebut.
Menyertakan teknologi dalam Workflow (untuk menyelesaikan tugas)
Kita kembali ke ilustrasi pertanyaan sebelumnya: “Jika kamu dapat menemukan cara untuk melibatkan iPad ke dalam Workflow, maka perangkat ini akan bermanfaat” – Nah, yang dimaksudkan di sini adalah, jika kamu dapat menggunakan iPad sebagai salah satu unsur dalam langkah-langkah menyelesaikan kerja kamu, maka ini akan menjadi perangkat yang bermanfaat. Mengapa hal ini perlu ditekankan? Karena dalam aneka pekerjaan yang umumnya memanfaatkan laptop, iPad yang memiliki banyak keterbatasan agak sulit dilibatkan di sini. Contoh sederhana saja: Kamu perlu mengetik sebuah spreadsheet untuk kemudian disalin ke flashdisk sebagai bahan presentasi. Belum-belum ini sudah menyulitkan karena iPad tidak mau membaca external storage (Ini belum lagi kesulitan mengerjakan spreadsheet karena iPad tidak kompatibel dengan mouse dalam bentuk apa pun, menggunakan jari untuk menyelesaikan spreadsheet adalah siksaan neraka!)
Tapi tentu saja ini bukan berarti iPad tidak bermanfaat dalam pekerjaan serius. Banyak yang dapat menemukan manfaat iPad dalam workflow mereka, terutama pekerja multimedia dan seni.
Ilustrasi ini menunjukkan bagaimana teknologi terlibat dalam sebuah workflow dan mendukungnya. Saya yakin kamu punya pilihan gadget sendiri dan secara unik kamu melibatkannya dalam kehidupan keseharian dan pekerjaan kamu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang kamu miliki. Pada kenyataannya, di era modern seperti ini, teknologi memang berperan besar dalam membantu menyelesaikan pekerjaan. Contohnya saya sendiri, saya menggunakan ponsel dalam situasi mobile untuk membalas email dan pesan dari Project Manager yang terlibat dalam aktivitas proyek yang sama dengan saya. Ketika berada di depan PC, saya menyelesaikan tugas yang sudah disepakati melalui komunikasi sebelumnya, dan mengirimkannya balik melalui email. Di semua perangkat, saya memiliki aplikasi pencatat dan To-Do List untuk membantu saya memantau kondisi proyek yang saya tangani. Mana yang harus saya kerjakan hari ini dan langkah apa yang perlu saya ambil untuk menyelesaikannya. Ini menunjukkan bagaimana kita melibatkan teknologi dalam workflow kita sehari-hari.
Baik, saya paham apa itu workflow. Selanjutnya bagaimana?
Setelah mendapatkan wacana menyeluruh tentang workflow dan bagaimana menggunakannya, kita perlu membuka diri terhadap lebih banyak kemungkinan. Tuliskan proyek atau pekerjaan kamu, lalu menganalisis bagaimana cara menyelesaikannya. Siapa yang perlu terlibat untuk menyelesaikan proyek ini dan alat atau fitur apa yang bisa mendukung workflow kita. Memahami hal ini secara lebih detail tentu saja akan membantu kita dalam menyelesaikan pekerjaan jauh lebih cepat dan efisien – dan semoga juga: lebih menyenangkan!
Untuk teman-teman yang sudah ‘secara profesional’ menata workflownya sendiri dan memanfaatkan alat-alat pendukung untuk itu, sudilah kiranya berbagi tips mengenai apa pekerjaan yang dilakukan, alat apa yang dilibatkan, dan bagaimana langkah-langkah efisien untuk menyelesaikan proyek atau pekerjaan tersebut dengan sumber daya yang ada.
